Como difundir la Imágen Pública (II)

1.- Relaciones con los Medios de difusión.

La promoción el mensaje de Rotary entre los medios de difusión es un modo de llevar a la práctica la difusión de la Imagen Pública de nuestra Institución. Si se conoce bien el funcionamiento de los medios periodísticos se podrá difundir el mensaje de Rotary con éxito. Algunos tema debemos tener en cuenta:

-Seleccionar los medios de difusión más apropiados.

Una buena idea sería invitar a un periodista local a dar una charla en el club sobre los pasos que deben seguirse para trabajar con la prensa.

-Establecer un listado de los medios de difusión.

Una vez efectuado, es conveniente elaborar una lista con el nombre, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónica de los periodistas y directores de periódicos o de noticieros radiales y televisivos a quienes podría interesar la noticia que se quiere difundir.

-Contactarse con los medios.

Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicación de diversas maneras. Independientemente del enfoque se elija en el Club, es recomendable ser convincente, tenaz y cordial, sin presionar a las personas con quienes se dialogue. El método más eficaz dependerá de la preferencia del reportero al que se le envia el comunicado.

-Participación en las entrevistas.

Es importante que el club cuente con portavoces que se expresen con claridad, tengan sólidos conocimientos sobre los programas de Rotary y estén disponibles para que los medios los contacten con facilidad.

-Respuesta ante situaciones de crisis.

A pesar de los mejores esfuerzos que realicen los rotarios, podrían presentarse situaciones polémicas. Es importante responder a las preguntas de los reporteros, pero se recomienda abstenerse de iniciar el contacto con los medios de difusión para anunciar noticias desfavorables acerca de nuestra organización. Si se presentara un problema que, a juicio del representante rotario, exija atención inmediata se sugiere contactarse con Rotary International antes de dirigirse a la prensa (1-847-866-3237 / pr@rotary.org).-

2.- Presentaciones y discursos.

En caso de que uno o más rotarios de un Club o Distrito sean convocados para hablar de nuestra Institución y para el caso de ser invitado a hacer uso de la palabra ante un público estudiantil, ante otras organizaciones de la comunidad o ante una reunión profesional, es conveniente tener en cuenta:

-Mencionar siempre a Rotary.Explicar que Rotary es una red mundial de voluntarios en sus propias comunidades, brindando ejemplos de la labor local y mundial de Rotary.

-Tener en cuenta cómo está formado el público, cerciorándose de que el tema reviste valor para quienes escuchan.

-Ser directo y explícito.

-Triplicar el potencial del discurso haciéndolo atrayente, motivador y coherente.

-Puede ser interesante que el expositor incluya anécdotas personales pertinentes.

-Al concluir se recomienda reiterar el mensaje inicial, o sea repetir el concepto principal que se desea transmitir.

3.- Creación de un folleto sobre el Club.

Además de utilizar el material que provee Rotary International, es conveniente diseñar un folleto impreso de buena calidad, para destacar los programas y proyectos de servicio del club, brindando reseñas biográficas de los becarios de Rotary, los participantes del IGE u otros beneficiarios de los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria.

También se recomienda incluir en el folleto información general y datos estadísticos sobre el Club, párrafos acerca de su historia, logros en su labor de servicio, y fotos documentales de los rotarios en acción.

Estos folletos se pueden distribuir a los periodistas locales, a los socios potenciales del club, a los oradores e invitados a las reuniones o eventos del Club y a las personas representativas de la comunidad local.-