Fortalecimiento de Contribuciones

LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN PUBLICA EN EL FORTALECIMIENTO DE LAS CONTRIBUCIONES A LA FUNDACION ROTARIA

Las RRPP constituyen el vehículo para mostrar a las comunidades del mundo entero que Rotary es una organización de confianza que aborda necesidades verdaderas.

Cuando un club rotario goza de una imagen pública positiva, sus socios están motivados para la acción y los socios en perspectiva más entusiasmados por afiliarse.

Estos dos conceptos encierran en pocas palabras cuanto tiene que ver un buen programa de RRPP que difunda correctamente la imagen pública de Rotary y las posibilidades de LFR de fortalecer el monto de las contribuciones que recibe de los rotarios y de los no rotarios.

Si definimos como Difusión de la Imagen Pública a la función operativa que crea, desarrolla e implementa las normas y programas destinados a influir en la opinión pública, buscando obtener una respuesta positiva para Rotary por parte de la comunidad, la pregunta que debemos hacernos es:

Cuales son las respuestas positivas que esperamos encontrar?

Esas respuestas tendrán que ver, entre otras cosas, con la posibilidad de desarrollar satisfactoriamente nuestro cuadro social, con la colaboración para llevar a cabo nuestros programas, con la receptividad de los conceptos éticos que Rotary busca difundir en empresarios y profesionales, con los aportes de fondos que permitirán desarrollar planes de acción relacionados con necesidades concretas.

Las respuestas de nuestros conciudadanos no rotarios repercutirán en diversos aspectos de la vida de nuestra organización y, en la medida que la difusión responda a un plan orgánico y permanente, podemos asegurar que siempre será de modo positivo.

Las respuestas de nuestros compañeros rotarios generarán:

una mayor motivación en la puesta en práctica del servicio rotario, e

incentivos adicionales que permitirán incrementar la participación de los integrantes de cada club en los programas de Rotary y de LFR.

Uno de los resultados de estas respuestas, y no precisamente de menor importancia, es el referido a la posibilidad de que nuestra Fundación Rotaria incremente los fondos que recibe con destino a sus programas.

Una imagen de confiabilidad en el manejo de los fondos, de seguridad en su asignación para programas específicos, de racionalidad para seleccionar aquellos programas que respondan a las necesidades más acuciantes de los seres humanos, de seriedad en cuanto a su administración tan transparente como eficiente, permitirá que aquellas personas con la suficiente sensibilidad de interesarse por los problemas de la humanidad, decidan confiar a nuestra Fundación Rotaria los fondos que destinen a obras de bien.

La difusión de que LFR no gasta un solo dólar de los aportes recibidos en su propia administración y que todo dinero que recauda es destinado íntegramente a sus programas será un factor altamente positivo para aquellos que busquen instituciones creíbles que se dediquen a labores humanitarias.

Pero además el papel de las RRPP en Rotary es difundir cuál es la filosofía de acción de nuestra Fundación Rotaria. Debe hacer hincapié en que sus programas educativos son tan importantes como sus programas humanitarios.

Que sus programas de becas, en sus diversas vertientes, son generadores de perpetuos embajadores de buena voluntad entre los pueblos.

Que su finalidad es lograr mejorar las relaciones entre los países, promover la hermandad entre las naciones, buscar la confraternidad entre los seres humanos y propender a su objetivo final: alcanzar la paz en el mundo.

Como difundir la Imágen Pública (I)

Tener en cuenta el estilo de redacción.

La capacidad de escribir de manera comprensible, lógica y suscinta es vital en el campo de las relaciones públicas. El propósito del material de relaciones públicas es captar la atención del lector, difundir información y convencer a los medios periodísticos para que den cobertura a su artículo.

1.- Pirámide invertida.

En la mayoría de los comunicados de prensa y otras comunicaciones para los medios de difusión se utiliza el estilo de pirámide invertida, con la información más importante en orden descendente.
El titular y el primer párrafo son las secciones principales del comunicado de prensa. Se debe utilizar un estilo convincente para captar la atención del jefe de redacción o reportero.

2.- Las cinco preguntas básicas.

- ¿Quien o quienes? El tema principal de su relato - la persona o grupo de personas que constituye el elemento esencial de la crónica.
- ¿Qué? El evento o proyecto que implementa el club.
- ¿Dónde? La ubicación específica del evento, incluída la dirección.
- ¿Cuándo? Si es un evento, el día, la fecha y la hora, si es una persona, la hora en que estará presente.
- ¿Por qué? El motivo por el cual este suceso o persona tiene relevancia para el público en general.

Es importante destinar algunos párrafos a describir los detalles del evento o el logro alcanzado por la persona o personas objeto del reportaje.

3.- Más allá del comunicado de prensa.

Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicación de diversas maneras, tales como:

- Alertas de prensa.

Debido a que los plazos son tan ajustados, las salas de redacción prefieren recibir alertas de prensa, puesto que son una versión más concisa de los comunicados de prensa. Ideal para anunciar eventos o sucesos que se llevarán a cabo próximamente. Es un formato muy sencillo, sólo tiene que contestar las cinco prenguntas básicas con viñetas y remitir el alerta a sus contactos en los medios periodísticos.

- Cartas a la redacción.

Puesto que la página editorial es una de las secciones más leidas de un periódico, una carta puede llegar a muchas personas. Use el modelo que proporciona RI como punto de partida.

- Artículo editorial.

Un anuncio rotario puede dar lugar a una opinión vertida por alguien que forma parte del personal de la redacción. Antes de redactar el artículo para el periódico, se deben determinar qué temas revisten importancia para su comunidad.

- Juegos de materiales para los medios de difusión.

Se debe preparar una carpeta especial con información general sobre Rotary y el club, así como materiales especialmente adaptados para el evento.

- Hojas informativas.

Las hojas informativas contienen detalles sobre los programas de Rotary, a fin de que los periodistas cuenten con información precisas para redactar el artículo que estamos tratando de generar.

Como difundir la Imágen Pública (II)

1.- Relaciones con los Medios de difusión.

La promoción el mensaje de Rotary entre los medios de difusión es un modo de llevar a la práctica la difusión de la Imagen Pública de nuestra Institución. Si se conoce bien el funcionamiento de los medios periodísticos se podrá difundir el mensaje de Rotary con éxito. Algunos tema debemos tener en cuenta:

-Seleccionar los medios de difusión más apropiados.

Una buena idea sería invitar a un periodista local a dar una charla en el club sobre los pasos que deben seguirse para trabajar con la prensa.

-Establecer un listado de los medios de difusión.

Una vez efectuado, es conveniente elaborar una lista con el nombre, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónica de los periodistas y directores de periódicos o de noticieros radiales y televisivos a quienes podría interesar la noticia que se quiere difundir.

-Contactarse con los medios.

Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicación de diversas maneras. Independientemente del enfoque se elija en el Club, es recomendable ser convincente, tenaz y cordial, sin presionar a las personas con quienes se dialogue. El método más eficaz dependerá de la preferencia del reportero al que se le envia el comunicado.

-Participación en las entrevistas.

Es importante que el club cuente con portavoces que se expresen con claridad, tengan sólidos conocimientos sobre los programas de Rotary y estén disponibles para que los medios los contacten con facilidad.

-Respuesta ante situaciones de crisis.

A pesar de los mejores esfuerzos que realicen los rotarios, podrían presentarse situaciones polémicas. Es importante responder a las preguntas de los reporteros, pero se recomienda abstenerse de iniciar el contacto con los medios de difusión para anunciar noticias desfavorables acerca de nuestra organización. Si se presentara un problema que, a juicio del representante rotario, exija atención inmediata se sugiere contactarse con Rotary International antes de dirigirse a la prensa (1-847-866-3237 / pr@rotary.org).-

2.- Presentaciones y discursos.

En caso de que uno o más rotarios de un Club o Distrito sean convocados para hablar de nuestra Institución y para el caso de ser invitado a hacer uso de la palabra ante un público estudiantil, ante otras organizaciones de la comunidad o ante una reunión profesional, es conveniente tener en cuenta:

-Mencionar siempre a Rotary.Explicar que Rotary es una red mundial de voluntarios en sus propias comunidades, brindando ejemplos de la labor local y mundial de Rotary.

-Tener en cuenta cómo está formado el público, cerciorándose de que el tema reviste valor para quienes escuchan.

-Ser directo y explícito.

-Triplicar el potencial del discurso haciéndolo atrayente, motivador y coherente.

-Puede ser interesante que el expositor incluya anécdotas personales pertinentes.

-Al concluir se recomienda reiterar el mensaje inicial, o sea repetir el concepto principal que se desea transmitir.

3.- Creación de un folleto sobre el Club.

Además de utilizar el material que provee Rotary International, es conveniente diseñar un folleto impreso de buena calidad, para destacar los programas y proyectos de servicio del club, brindando reseñas biográficas de los becarios de Rotary, los participantes del IGE u otros beneficiarios de los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria.

También se recomienda incluir en el folleto información general y datos estadísticos sobre el Club, párrafos acerca de su historia, logros en su labor de servicio, y fotos documentales de los rotarios en acción.

Estos folletos se pueden distribuir a los periodistas locales, a los socios potenciales del club, a los oradores e invitados a las reuniones o eventos del Club y a las personas representativas de la comunidad local.-

Responsabilidad de Difundir

MOTIVAR A QUE CADA ROTARIO ASUMA SU RESPONSABILIDAD EN LA DIFUSION DE LA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY.

¨Al promover la comprensión, lo importante es llegar al mayor número de personas, tanto rotarios como personas no afiliadas a Rotary, y esto no se puede lograr mediante el esfuerzo individual¨. Paul Harris.

Nuestro fundador nos pedía hace ya muchos años que la acción de difusión de uno de los pilares de la filosofía rotaria, como lo es la comprensión, necesitaba contar con el esfuerzo de cada uno de los rotarios actuando en conjunto.
Esta toma de conciencia de la importancia de la acción de los 1.211.000 rotarios del mundo para llevar el mensaje de Rotary a cada comunidad está directamente relacionada con el resultado de la acción que debemos encarar en los clubes.

1.- Relaciones Publicas en el Club.

Las Relaciones Públicas fortalecen la noción de los socios del Club y la comunidad en general sobre las actividades del Club. Es responsabilidad de cada Rotario promover la labor humanitaria de Rotary mediante:
-Uso diario de la insignia de Rotary en su solapa.
-Comprensión y discusión del Objetivo de Rotary y sus programas y actividades.
-Informar a los no rotarios sobre las obras benéficas de Rotary y del Club a través de sus relaciones personales y profesionales.

2.- Beneficios de las Relaciones Públicas.

Las Relaciones Públicas eficaces en el Club ayudarán a:
-Captar socios y voluntarios.
-Retener a los socios actuales al notar que sus esfuerzos dan resultados.
-Realzar la imagen del Club en la comunidad e incrementar su potencial de servicio.

3.- Actividades de Relaciones Públicas.

Las actividades del Club que atraen la atención de los medios de difusión inclujyen:
-Proyectos de servicio que aborden una necesidad en la comunidad. Es posible que se destaque más ese proyecto si la necesidad que trata de cubrir ha sido motivo de anuncios y debates previos en los medios.
-Proyectos de servicio internacional auspiciado por el Club.
-Proyectos donde participen los jóvenes de la comunidad.
-Crónica de la experiencia de un ex participante de un Intercambio de Grupos de Estudios o Becario de Buena Voluntad en otro país.
-Historias sobre actividades del Club que contengan imágenes que capten la atención.

4.- Recursos del Club para las Relaciones Públicas.

Cada Club puede desarrollar sus materiales para promocionar su labor y la de Rotary, tales como:
-Folletos.
-Sitios en la Web.
-Comunicados de prensa.
-Hojas informativas.
El contenido de todo comunicado de prensa, folleto, hoja informativa o página web, deberá contestar las siguientes preguntas:
Quien Qué Dónde Cuándo Por qué Cómo

5.- Recursos que provee Rotary International para las Relaciones Públicas.

Rotary International pone a disposición de cada Club diversos materiales de Relaciones Públicas:
-Publicaciones y folletos. Entre los mismos distinguimos materiales de capacitación y recursos de promoción. Sobre capacitación encontramos:
-Relaciones Públicas con eficacia: guía para clubes rotarios (257-SP).
-Relaciones Públicas: asegure el éxito (video, 269-SP).
-Juego de hojas informativas (392-SP).
-PR Tips, boletin electrónico quincenal.
-Con respecto a los recursos de promoción que provee RI, mencionamos:
-Juego de materiales para la promoción del Centenario (602-SP).
-Anuncios de Servicio Público (impresos, audio y video).
-Esto es Rotary (991-SP).-
-La Humanidad en marcha III (dos CD y un DVD).-
-El sitio Web de RI.
En el sitio web de RI podemos obtener los siguientes recursos:
-Centro de descarga de materiales relacionados con las RRPP.
-Gráficos y fotografías relacionados con Rotary.
-Centro de descarga de materiales sobre el Centenario.
-Centro de capacitación en línea de Rotary.

Esencia de Rotary

MENSAJES QUE TRANSMITEN LA ESENCIA DE ROTARY

Los mensajes que se citan a continuación pueden utilizarse en los materiales de Relaciones Públicas o aprovecharse al dirigir la palabra ante el público en actos en los que hay presencia de personas no rotarias.
La forma en que se utilice cada uno de estos mensajes queda a criterio de quienes consideren apropiado su uso, hay algunos mensajes que contienen datos comunes por cuanto se presentan de modo tal que puedan ser aplicados a circunstancias diferenciadas.

1.- Rotary es una de las Instituciones de servicio humanitario de más alcance en el mundo.

-Los Rotarios son profesionales y empresarios prestigiosos consagrados a prestar servicio voluntario, para mejorar las condiciones de vida de sus respectivas comunidades.
-Más de 1.200.000 hombres y mujeres del mundo entero pertenecen a 32.581 clubes rotarios en aproximadamente 170 países.
-El lema de Rotary es Dar de Sí antes de Pensar en Sí. La organización atiende a las necesidades de las comunidades de todo el mundo.

2.-Rotary se fundó en 1905. Durante su primer siglo de servicio:

-Rotary aportó más de 500 millones de dólares y miles de voluntarios para colaborar en la inmunización contra la polio de 2.000 millones de niños, en el marco de la campaña mundial para erradicar esta enfermedad.
-Rotary patrocinó o recibió a más de 200.000 estudiantes que participaron en intercambios internacionales.
-Rotary otorgó becas de estudio internacionales a más de 34.000 estudiantes universitarios de 100 países.
-Rotary contribuyó con 1.500 millones de dólares a programas humanitarios destinados a promover la alfabetización, aliviar el hambre, mejorar la salud y proteger el medio ambiente.

3. Rotary promueve la paz y la comprensión internacional a través de sus programas educativos y humanitarios.

-Rotary patrocina el programa internacional de becas más importante auspiciado por una entidad del sector privado. Desde sus comienzos 34.000 estudiantes de 100 países han prestado servicio como embajadores de buena voluntad y utilizado los conocimientos adquiridos fuera de su país para ayudar a sus respectivas comunidades.
-En conjunto con universidades de distintos países del mundo, Rotary ofrece la oportunidad de cursar programas de Maestría en campos relacionados con la paz y la resolución de conflictos, destinados a formar a la próxima generación de embajadores y líderes sociales.
-Los Clubes Rotarios emprenden cada año miles de proyectos humanitarios internacionales que, en forma paulatina, contribuyen a la unión del mundo.
-Al abordar los problemas que crean inestabilidad y ocasionan conflictos (el hambre, la pobreza, las carencias en materia de salud y el analfabetismo) Rotary ayuda a promover la paz.

4.- La principal meta filantrópica de Rotary es la erradicación mundial de la polio.

-La polio, enfermedad que produce la parálisis e incluso la muerte, aún constituye una amenaza para la población infantil de distintas áreas de Africa y Asia.
-Desde que Rotary emprendió el programa Polio Plus en 1985, los rotarios han colaborado en la inmunización de más de 2.000 millones de niños de 122 países, y han aportado más de 500 millones de dólares para liberar al mundo de la polio.
-En la década de 1980, aproximadamente 1.000 niños morían cada día a causa de la polio. Desde que Rotary y las demás organizaciones colaboradoras emprendieron la Iniciativa Mundial para la Erradicación de la Polio, el número de casos de esta enfermedad disminuyó en un 99%.
-Rotary es la principal entidad del sector privado que apoya la Iniciativa Mundial para la Erradicación de la Polio, habiendo aportado más de 500 millones de dólares y miles de voluntarios.
-Rotary proseguirá la lucha hasta que se certifique que el mundo está libre de polio y que todo niño está a salvo de esta devastadora enfermedad.

Bases

Bases para la Difusión de la Imagen Pública de Rotary.

1.- En los Clubes y en el Distrito.

Todo Club Rotario debe desarrollar e implementar un programa de relaciones públicas eficaz, a fin de que su gestión en la comunidad se vea coronada por el éxito.
Será misión de los gobernadores de distrito fomentar las actividades de relaciones públicas en el ámbito de los clubes y del distrito.
Las relaciones públicas eficaces requieren un buen mensaje y el medio adecuado para transmitirlo.
Las relaciones públicas son fundamentales para el futuro de Rotary, por constituir el vehículo para que las comunidades del mundo entero sepan que Rotary es una organización de confianza y que su obra es verdaderamente necesaria.
Asimismo, motivan a los rotarios a participar directamente en las actividades de los clubes y del distrito. A través de una eficaz campaña de Relaciones Públicas, los clubes podrán:
-Obtener apoyo y recursos para los proyectos,
-Establecer vínculos con otras organiazaciones de servicio en la comunidad,
-Atraer candidatos cualificados para afiliarse a Rotary, y
-Otorgar reconocimiento a los rotarios por sus contribuciones a la comunidad.
El Gobernador tendrá a su cargo un Comité que promoverá Rotary en el ámbito de su distrito, mediante el contacto con los medios de difusión locales y proporcionando motivación y orientación sobre relaciones públicas a los clubes.

2.- Relaciones con los Medios de Difusión.-

El término ¨medios¨abarca, entre otros, las emisoras de radio y televisión, los periódicos, las revistas, las agencias de noticias internacionales, internet y las publicaciones de otras organizaciones e instituciones. Cuando se actua como portavoz de Rotary, se deberá responder a las preguntas que formulen los medios de comunicación para lo cual es imprescindible mejorar los conocimientos e información sobre Rotary a los efectos de transmitir datos correctos.

3. El Comunicado de Prensa.-

El Comunicado de Prensa es el medio más usado para dar a conocer información a los medios de difusión, dado que alerta a los reporteros sobre un evento y puede servir de base para una nota periodística.
Un buen Comunicado de Prensa deberá ser conciso y objetivo, incluyéndose las opiniones entre comillas y su extensión máxima deberá ser de una página.
Un Comunicado de Prensa eficaz deberá responder claramente las preguntas básicas:
¿quién? ¿qué? ¿cuándo? ¿dónde? ¿por qué? ¿cómo?

4.- Hojas Informativas.-

Las Hojas Informativas proporcionan información básica sobre Rotary, su historia, objetivo, propósitos y proyectos principales. Entre los rotarios las Hojas Informativas se emplean para formar a los socios nuevos y posibles socios. Fuera de la entidad suministran a los medios de comunicación datos de referencia, propician la concienciación pública e informan a la comunidad respecto de las actividades de nuestra Institución.
Se sugiere publicar una Hoja Informativa (de una carilla) en la que se incluyan los siguientes elementos:
-Breve reseña en la que se explica que es Rotary, y su obra presente y futura,
-Historia del Distrito,
-Información actualizada sobre el cuadro social,
-Participación del distrito en los proyectos de Servicio en la Comunidad y de Servicio Internacional, y la
-Participación del distrito en programas de La Fundación Rotaria, como Subvenciones Compartidas, Intercambio de Grupos de Estudio y Becas de Buena Voluntad.

Tipografía

La importancia de utilizar una buena Tipografía en los Mensajes a los Medios Gráficos.

En nuestro Informe Nº 5 dimos algunas sugerencias a tener en cuenta en lo referente a los contenidos y los diseños de los mensajes de RRPP en general, en el Informe Nº 10 hablamos de los Métodos para trabajar con los Medios y en el Informe Nº 11 dimos algunas sugerencias para trabajar con los medios gráficos.
En este Informe vamos a referirnos a una particularidad relacionada con estos últimos, los Medios Gráficos, y que tiene que ver con recomendaciones sobre la tipografía a utilizar en los mensajes que podemos enviar a los mismos.
Entendemos que tan importante el concepto que queremos transmitir como la forma que debemos elegir para hacerlo. Debemos tener en cuenta que la gente no lee palabra por palabra sino de a tres o cuatro palabras. La disposición del texto deberá facilitar la lectura y hacerla más fluida.

1.- Seleccionar cuidadosamente el tipo de letra.-

-Los tipos de letra pueden ser sencillos o llamativos, serios u ostentosos. El tipo de letra a utilizar debe ser el adecuado teniendo en cuenta las circunstancias y los destinatarios del mensaje.
-El tipo de letra puede servirnos para organizar el contenido del mensaje, a través de él se podrá distinguir niveles de contenido y de jerarquía de la información.
-El tipo de letra facilita la difusión del significado del mensaje. Sus preferencias de estilo, escala, color y legibilidad favorecen o entorpecen la difusión del significado de las palabras incluidas en una página dada.
-El tipo de letra controla el interés del lector. El tipo de letra que se escoja, el tamaño, los espacios entre líneas y la manera de separa líneas o frases influye en la comprensión del texto por el lector y en el interés que éste tenga en seguir leyendo.

2.- Datos a tener en cuenta.-

-Hay muchos tipos de letras, pero a grandes rasgos se dividen en dos grandes grupos: tipos con y sin gracia. La gracia consiste en las líneas pequeñas que nacen de los trazos principales de cada letra, por ejemplo, las líneas que rematan en forma descendente los extremos de la barra horizontal de la ¨T¨ mayúscula y el pequeño pedestal que ¨sostiene¨ la barra vertical. Las letras sin gracia carecen de ese tipo de detalles. Suele aceptarse que la letra con gracia resulta mucho más legible que la que no tiene gracia, especialmente en tamaños menores al tamaño 14.
-Para titulares y anuncios el único requisito es que el tipo de letra sea adecuado para el mensaje que se desea transmitir. De todos modos debemos tener en cuenta que algunas características que pueden parecer atractivas en los titulares, pueden fatigar al lector si se emplean en textos más largos.
-Otra de las reglas de tipografía generalmente aceptadas es que el texto en mayúsculas es menos legible que el texto en el que se combinan mayúsculas y minúsculas. Cuando se imprime un texto exclusivamente en mayúsculas le es difícil al ojo humano distinguir las formas de las letras. Los títulos breves pueden imprimirse en mayúsculas, pero cuando se trata de títulos de más de cinco palabras es mejor combinar mayúsculas con minúsculas.

3.- Recomendaciones.-

-Emplear tipos de letra con buen criterio. En una familia de tipos de letra se encuentra la redonda (normal), bastardilla o cursiva, negritas. Es conveniente utilizar tipos de letra de la misma familia, no es bueno mezclar estilos.
-Mantener homogeneidad en el estilo, no es bueno utilizar más de tres tipos de letra en la misma publicación. Para un texto extenso es recomendable escoger un estilo de tipos de letra sin gracia.
-Es importante tener en cuenta los espacios entre las palabras. Demasiado espacio fomenta la lectura de palabras aisladas y el espacio insuficiente dificulta la lectura.
-La distancia del interlineado (espacio entre una línea y la otra) deberá ser suficiente para las letras descendentes. Es mejor incluir más espacio que restringirlo. Es conveniente programar uno mismo el interlineado y no recurrir al interlineado automático.
-Cada elemento de la página deberá funcionar como una parte del todo y no como una entidad separada. Tal objetivo puede lograrse por medio de la agrupación de elementos o mediante el uso de similitudes obvias entre líneas, formas y colores. El resultado final de una composición balanceada es el equilibrio entre los diversos elementos de la página.-

Medios Gráficos

ALGUNAS SUGERENCIAS PARA TRABAJAR CON MEDIOS GRAFICOS.

El objetivo es suministrar algunas sugerencias sobre los materiales a suministrar a los medios gráficos, ya se trate de imágenes, gráficos o fotografías, con la finalidad de que los mismos cumplan con la función de emitir una imagen clara y certera de lo que se pretende difundir.

1.- Imágenes.

-Las imágenes deberán apoyar el mensaje. Es conveniente abstenerse de utilizar todo tipo de imagen que no contribuya a la correcta difusión del mensaje.

-Se deben incluir imágenes que faciliten la comprensión del mensaje. La imagen siempre atrae la atención por sobre el texto.

2.- Ilustraciones o gráficos.

-Los dibujos, diseños reproducibles, diagramas, mapas o fotografías constituyen una parte fundamental de la publicación.- Sin embargo, demasiado material gráfico disminuye su influencia. Por tal motivo las ilustraciones deberán elegirse cuidadosamente a efectos de realzar el texto.

-¿Que criterios deben utilizarse para decidir si una fotografía o gráfico se publicará o no? Para responder esta pregunta deberemos decidir qué aspecto deseamos enfatizar o explicar (la faceta más importante).

-¿Cuantos elementos visuales se necesitan para transmitir el mensaje? Las fotos pueden emplearse para explicar, añadir detalles, dotar de atractivo estético o crear un ambiente.

-Los dibujos tienen una gran ventaja sobre las fotografías, dado que concentran la atención del lector en los aspectos esenciales de manera tal que se enfatizan los puntos de mayor importancia, y las relaciones y diferencias entre elementos.

-Antes de recurrir a una fotografía o gráfico debemos formularnos las siguientes preguntas:
-¿Es esta fotografía o gráfico relevante o simplemente es bonito o está a tono con la moda?
-¿Añade información o se limita a reiterar los datos vertidos en el texto impreso y si es así, se aconseja su uso para poner de relieve una idea de importancia?

-En el caso concreto de fotografías, compruebe que cumplan las condiciones que se indican a continuación:
-Imágenes correctamente enfocadas, nítidas y en las cuales se vean los detalles.
-Equilibrio entre las áreas de luz y sombra.
-Suficiente contraste entre el blanco y el negro.
-Personas retratadas que se reconozcan fácilmente.
-Encuadre adecuado a través del cual se vierta información sobre el debido contenido.
-Fondo sencillo y despejado.

Imagen Pública

LA MISION DEL ROTARIO EN LA DIFUSION DE LA IMAGEN DE ROTARY.

1.- Motivación.

En el Informe Nº 7 decíamos que la Misión fundamental del Comité de RRPP del Club es motivar a todos sus miembros sobre el principio fundamental de que las Relaciones Públicas son un factor esencial para asegurar el futuro del mismo.
Dicha afirmación se basa en el concepto de que la acción más definitoria en la difusión de la Imagen de Rotary la tiene el Rotario. Por otra parte, es innegable la trascendencia que tendrían más de 1.200.000 rotarios actuando como promotores eficaces de nuestra Institución.

2.- Que espera Rotary de los Rotarios en materia de RRPP.

Se espera que cada rotario esté cabalmente informado de la Misión de Rotary y de sus programas y actividades, y que busque oportunidades para difundir mejor la finalidad y los logros de Rotary a través de sus contactos personales, profesionales y empresariales (Manual de Procedimiento). Este concepto sintetiza lo que Rotary espera de nosotros acerca de la difusión de su imagen pública.
En primer lugar nos pide que estemos lo suficientemente motivados como para poder influir en los demás sobre las bondades de nuestra Institución. Es casi imposible que trasmitamos una imagen positiva de Rotary si no estamos convencidos de ello.
Luego nos sugiere que nos capacitemos, o sea que conozcamos que cosa es Rotary y que cosas hace Rotary. O sea todo Rotario debe conocer y recordar siempre la definición de Rotary, su objetivo y sus programas. Es muy importante conocer que particularidades tiene nuestra Institución y porque es diferente a todas las demás Instituciones de Servicio. Mucha gente cree que Rotary es similar a las demás instituciones que prestan servicios a la comunidad por cuanto en un análisis superficial puede parecerlo: debemos explicarles que no es así con una adecuada exposición de argumentos.
La difusión que nos pide Rotary está basada en el liderazgo que corresponde a los Rotarios en la actividad económica a la que pertenezcan, en su participación en organismos profesionales y/o empresariales, en sus contactos personales y en toda su vida de relación. Llevar a cabo esta misión permitirá el desarrollo integral de nuestra Institución, cuantitativa y cualitativamente hablando.

3.- Condiciones necesarias para la difusión de Rotary por cada Rotario.

Las condiciones imprescindibles que deben cumplir los Rotarios para que la difusión de Rotary sea exitosa son la similitud, la coherencia y la exactitud de los conceptos a trasmitir a la comunidad en su acción personal.
- Similitud.
Los Rotarios debemos tener un mensaje razonablemente uniforme ante las personas que nos escuchen hablar de nuestra Institución. Es muy común que cada Rotario tenga su propia definición de Rotary, diferente a la oficial y distinta a la de los demás rotarios. Es obvio que esta tendencia origina la total confusión de quienes son receptores de estos conceptos. Rotary puede definirse de un solo modo.
El Manual de Procedimiento define a nuestra Institución con una claridad meridiana y no caben las dudas sobre los conceptos que en ella se expresan. El análisis minucioso de cada uno de esos conceptos permitirá acceder a un conocimiento cabal de nuestra Institución.
Uno de los objetivos de la motivación para que los Rotarios se constituyan en activos y útiles difusores de la Imagen Pública de Rotary será, entonces, que los conceptos a difundir sean similares, que los programas que se hable se los conozca a fondo y que los datos que se expresen sean razonablemente parecidos. Esta acción tendrá como finalidad principal evitar la confusión de nuestros interlocutores.
- Coherencia.
Si queremos que los Rotarios se constituyan en auténticos difusores de ía Imagen Pública de Rotary debemos imbuirlos de la idea de que la coherencia debe acompañar su acción personal, profesional y empresaria. O sea, cuando expliquemos en nuestro ámbito de actividad el concepto de la ética rotaria debemos exhibir ante los demás una acción que se compagine con ese mensaje. Será conveniente motivar a que los Rotarios lean (o re-lean) la ¨Declaración de normas que los rotarios deben observar en su profesión o negocio¨.
El cumplimiento de estas normas permitirá dotar de coherencia a todo mensaje de Relaciones Públicas. Este mensaje deberá estar impregnado de los conceptos éticos, y estos conceptos éticos permitirán diferenciar el accionar de los Rotarios de la actividad que pueda desplegar cualquier otra organización de servicios parecida.
Pero para que el mensaje cumpla con su objetivo exitosamente es requisito fundamental que el rotario emisor del mensaje exhiba ante quienes lo escuchen una conducta coherente con los principios enunciados.
-Exactitud.
El mensaje a trasmitir debe ser similar al que expresen otros rotarios, debe ser coherente con la actividad personal de quien lo emite, pero también es esencial que cumpla con el requisito de la exactitud.
Se debe motivar a que los rotarios conozcan a fondo del tema de que hablan. La capacitación sobre los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria debe llevarse a cabo para que los mensajes sean exactos. Se debe conocer la definición de Rotary y analizarla parte por parte, se debe conocer el único Objetivo que tiene Rotary, se deben conocer los principales programas de Rotary International y del Club a que se pertenece. Se debe saber que hace La Fundación Rotaria, para que lo hace y como financia sus programas, etc. etc.

4.- El Comité de RRPP en la actividad del Club.

Es evidente que la acción que estamos pidiendo que desarrolle el Comité de RRPP del Club solo podrá llevarse a cabo con éxito en la medida que el Presidente del Club esté profundamente involucrado en la acción de Difusión de la Imagen Pública de Rotary. Si conseguimos que esto sea así buscará que todos los Comités del Club participen de la idea de motivar a los socios de todos los conceptos rotarios necesarios para que puedan trabajar en pro de la buena imagen del Club. La continuidad de esta tarea permitirá, no solamente realizar una actividad de Relaciones Publicas eficaz, si no que también asegurará un desarrollo del Club tanto en términos cuantitativos, como cualitativos.-

Comite de RRPP y el Club

EL COMITE DE RELACIONES PUBLICAS DEL CLUB.

1.- Una definición práctica para tener en cuenta.

Las RRPP constituyen el vehículo para mostrar a las comunidades del mundo entero que Rotary es una organización de confianza que aborda necesidades verdaderas. Cuando un club rotario goza de una imagen pública positiva, sus socios están motivados para la acción y los socios en perspectiva más entusiasmados por afiliarse.

2.- Misión fundamental del Comité.

El Comité de RRPP en comparación con los otros comités del Club, tiene un plus en la definición de sus tareas.
Además de llevar a la práctica el programa de Difusión de la Imagen Pública del Club, deberá poner especial énfasis en Motivar a todos los miembros del Club acerca de que las RRPP son un factor esencial para asegurar la supervivencia del mismo.
Obviamente para llevar adelante esta difícil tarea se requiere perseverancia en el manejo de mecanismos de motivación pero, por sobre todas las cosas se requiere que los integrantes del Comité y el Presidente del Club estén CONVENCIDOS de la veracidad de este concepto.
Esto es así por cuanto los rotarios debemos tomar conciencia de que nuestro permanente mecanismo de Difusión de la Imagen Pública de Rotary es la acción del Rotario en su vida personal, profesional y pública.
En esa constante actividad de los más de 1.200.000 rotarios reside una fuerza formidable de Difusión que no puede dejarse de lado cuando se plantea la tarea que llevará a la práctica el Comité de RRPP del Club. Es en este punto que es ineludible:
- Capacitar sobre los programas del Club en particular y de R.I. y LFR en general. Conocer con claridad que cosa es Rotary y cual es su Objetivo.
- Estimular a que se conozca que diferencias hay entre nuestra Institución y las demás organizaciones de servicios, poniéndo énfasis en la importancia de la ética y el principio de las clasificaciones.
- Fomentar la idea de que los conceptos que se trasmitan sean correctos, a los efectos de evitar confusión entre los interlocutores de los Rotarios acerca de lo que se trata de difundir. Deberíamos tender a la uniformidad en el mensaje y poner atención sobre que nos preguntan. Si nos preguntan que es Rotary no podemos contestar enumerando las cosas que hace Rotary, por ejemplo.
- Transmitir con claridad el sentimiento de orgullo que todo Rotario debería experimentar por pertenecer a una Institución de la trascendencia internacional de Rotary.
Para que el Comité de RRPP tenga éxito en su misión deberá contar con el apoyo decidido de todos los Comités y, fundamentalmente, del Presidente del Club.

3.- Funciones del Comité.

El Comité de RRPP del club se encarga de desarrollar un plan para difundir información sobre Rotary entre el público y promover las actividades y proyectos de servicio del club como lo hemos analizado en el Informe nº 5. Nos estamos refiriendo a un Plan de Acción definido por los líderes del club que cuente: con objetivos a alcanzar y con definición de estrategias para alcanzar esos objetivos.-
4.- Responsabilidades del Comité.

El Comité de RRPP del Club tiene las siguientes responsabilidades:

- Lograr las metas de relaciones públicas del club establecidas para el año. Las características que debe tener esas metas se tratan en el Informe nº 6.

- Familiarizarse con los recursos que el Plan de Acción define. Se deberá tener en cuenta las características de esos recursos, sus particularidades y los mecanismos más aptos para relacionarse con ellos.

- Crear conciencia sobre las actividades del club en primer lugar entre sus propios socios, y luego en los medios de comunicaciones y público en general.

- Mejorar la imagen de los proyectos y actividades del Club, de R.I. y de La Fundación Rotaria, a los fines de hacerlos más atractivos para los medios de difusión.

- Contribuir a crear una imagen pública que propicie el desarrollo del cuadro social.

- Trabajar conjuntamente con el resto de los Comités del Club, ya sea colaborando con ellos, ya sea recibiendo asistencia de los mismos.

Elaboración de Programas

TEMAS RELACIONADOS CON LA ELABORACION DE UN PROGRAMA DE RELACIONES PUBLICAS.

1.- Fijación de metas

Las metas definidas por el Presidente del Club darán lugar a un programa que se definirá en participación con el Presidente del Comité de RRPP. La razonabilidad y factibilidad de esas metas deberán ser la base de la acción que el Club lllevará a cabo durante el año rotario y permitirán que el objetivo de difusión se alcance. La eficacia de esas metas dependerá de las correcta evaluación de las características que analizamos a continuación. Las metas deberán ser:

- Compartidas.

Quienes participen en el establecimiento de una meta y en la definición de las estrategias para su logro estarán más comprometidos con su resultado final exitoso. Se deb erá, en consecuencia consultar con los líderes del club, los socios y los dirigentes distritales al fijar las metas a alcanzar durante el año.

- Mensurables.

Las metas deben presentar una idea clara y su resultado debe ser tangible para que los socios puedan aspirar a conseguir su logro.

- Estimulantes.

Las metas deben ser lo suficientemente ambiciosas como para ir más allá de los logros realizados por el club en años anteriores.

- Alcanzables.

Los rotarios deberían poder alcanzar las metas con los recursos a su disposición. Al comparar las metas actuales con las metas previas logradas por el comité y el club las metas deben parecer factibles.

- Deben lograrse dentro de un plazo específico.

Las metas deberán ajustarse a un plazo o cronograma previamente establecido y consensuado por quienes deberán llevarlo a la práctica.


2.- Desarrollo del plan de acción.

El Programa de RRPP del club, se basará en un plan de acción a llevar a cabo durante el año rotario. Este plan de acción definirá los objetivos de RRPP, las estrategias para alcanzarlos, y las etapas necesarias para lograr las sucesivas metas. El pllan de acción deberá surgir del acuerdo de los líderes del club con el resto de los socios, luego de una clara exposición de objetivos y metas a alcanzar. El plan de acción deberá tener en cuenta los siguientes temas:

- Establecer un plazo para la ejecución de cada etapa.

- Determinar quién es responsable de implementar cada etapa.

- Establecer criterios para evaluar los avances y el éxito de cada etapa.

- Utilizar los recursos y materiales disponibles en el club, el distrito y a través de RI para apoyar el logro de la meta.

- Tener asegurados los recursos humanos, informativos y económicos antes de actuar.

- Evaluar el éxito de metas anteriores y de su plan actual, y efectuar las modificaciones necesarias en función de la experiencia.

- Verificar que se realicen los avances continuos hacia el logro de las metas según se previó.

- Motivar a los miembros del comité para seguir el plan de acción. A este fin, sugerimos tener en cuenta los siguientes factores:

Convicción de que la meta beneficiará a la comunidad, al club rotario, al Distrito y a Rotary.
Oportunidades de compañerismo que se presentarán.
Oportunidades de establecer contactos con otros rotarios y con miembros destacados de la comunidad.
Convicción de que la meta se puede alcanzar y el proyecto o actividad pertinente tendrá éxito.
Tareas que plantean un desafío o utilizan la propia experiencia.
Reconocimiento que se brindará como consecuencia de la entrega de tiempo y esfuerzos en pro de las metas del comité.

La utilización de estos factores motivadores ayuda a mantener el compromiso de los socios para con Rotary y fomenta la participación continua en las actividades del club.

Mensajes de RRPP

RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE PREPARAR MENSAJES DE RRPP

1.- Contenido y diseño del Mensaje.

A fin de difundir nuestro mensaje con eficacia a través de publicaciones impresas debemos tener en cuenta estos dos importantes elementos: el contenido y el diseño del mensaje a trasmitir. Muy a menudo los responsables de una publicación se concentran únicamente en el contenido. Suponen que solo hace falta un mensaje veraz y redactado con claridad, pero esto no es suficiente. Aunque se redacte de la manera más clara posible, el mensaje carecerá de eficacia si no se lo presenta en un formato que motive al lector.
Un buen diseño gráfico facilita al lector la consulta, de manera que pueda concentrarse en los elementos esenciales, a efectos de disfrutar de la publicación y entender amenamente.
Al efectuar los preparativos para editar una publicación, formúlese las siguientes preguntas:
-En que consiste el mensaje que debe trasmitirse?
-A quien va dirigido principalmente el mensaje?
-A través de que medios?
Una publicación debidamente planeada y diagramada puede realzar la imagen del Club Rotario y de Rotary International. El aspecto principal a tener en cuenta en el diseño gráfico es que la publicación sea legible: fácil de leer e interpretar. El afan de ¨embellecer¨ el diseño no debe llevarnos a sacrificar la legibilidad del texto.

2.- Elementos a tener en cuenta.

-Texto: tipo de letra, tamáño y espacios.
-Espacios entre las lineas: factor al que los impresores denominan interlieado.
-Forma y disposición de las figuras y espacios incluídos en cada página, y
-Valores o colores de los elementos gráficos y el fondo sobre el cual aparecen.

3.- Características que se recomiendan para los materiales de Rotary a publicar.

-Diagramación despejada y moderna de las páginas y la portada.
-Uso de los colores de Rotary cuando el presupuesto lo permita.
-Inclusión del emblema de Rotary en la carátula de toda publicación.
-Uso abundante de espacios en blanco.
-Empleo mínimo de diseños reproducibles.
-Uso de fotografías de alta calidad, debidamente encuadradas.
-Empleo limitado de tipos de letra distintos: uno para los titulares y otro para el texto, a fin de facilitar su lectura.
-Uso de papel con tamaños normalizados.

4.- Párrafo final recomendado para toda publicación.

Rotary es una organización internacional de líderes empresariales y profesionales quienes proporcionan servicio humanitario, promueven la puesta en práctica de elevadas normas de ética en toda ocupación y contribuyen al fomento de la buena voluntad y la paz en el mundo. La entidad cuenta con más de 1.200.000 socios afiliados a más de 32.500 clubes rotarios de aproximadamente 200 países.

Pagina Web

ALGUNAS SUGERENCIAS PARA QUE UNA PAGINA WEB CUMPLA SU OBJETIVO COMO INSTRUMENTO DE RRPP

1.- Características que debe reunir.

Una página atrayente, interesante y de fácil acceso despierta una sonrisa en sus lectores. Para comunicar temas importantes se puede ser serio y, a la vez, utilizar elementos para informar que predispongan la buena voluntad de quienes serán los receptores del mensaje.

2.- Lenguaje.

Es necesario que la información importante sea accesible en otros lenguajes además del HTM. Los lenguajes MS Word y Word Perfect son siempre buenas opciones. Los comunicados de prensa y otros documentos que puedan bajarse fácilmente facilitarán la labor de relaciones públicas.

3.- Mensajes.

Enviar correos electrónicos con textos largos o archivos con gráficas consume demasiados recursos. Es mejor colocarlos en la página web o configurarlos a través del FTP para que puedan descargarse fácilmente.

4.- Videos.

En caso de utilizar videos, éstos deben presentarse en el formato AVI (Audio Video Interleaved o, en español, Señal Conjunta de Audio y Video); de tal manera se asegurará que los ficheros cumplan con los debidos parámetros de las señales de audio y video.

5.- Banda.

Tratar de usar un ancho de banda inferior y que la información que deba bajarse sea reducida, a fin de asegurar que el lector obtenga los datos de manera más fácil. Se debe preferir el uso de las gráficas pequeñas y simples.

6.- Modo de utilización.

Se recomienda usar el sitio web solo para suministrar información, mientras que para responder preguntas es conveniente la utilización del correo electrónico, cuestionarios interactivos, encuestas o foros.

7.- Buscadores.

Es importante Inscribirse, tan pronto como sea posible, en los diferentes servicios de búsqueda en Internet.

8.- Fotografías.

El uso de fotografías puede despertar el interés de los lectores en el sitio web. Se recomienda la publicación de fotos de eventos, especialmente cuando se puede disponer de ellas rápidamente.

9.- Encuestas interactivas.

Las encuestas interactivas pueden ser muy eficaces. Los lectores se sienten más satisfechos cuando obtienen información valiosa a la vez que disfrutan de momentos amenos. A menudo el interés visual constituye el primer motivo para participar, pero es la importancia del material lo que mantiene la atención y el interés en regresar al sitio.

10.- Normas de seguridad.

Muchos usuarios desconfían de la interacción a través de la red. Es importante establecer normas de seguridad por adelantado. A los lectores les complace observar como su respuesta influye en el resultado final de las encuestas. Si eso no es posible, por lo menos se debe enviar un correo electrónico de agradecimiento a los que respondieron, para confirmarles que se recibió la información.