ALGUNAS SUGERENCIAS PARA TRABAJAR CON MEDIOS GRAFICOS.
El objetivo es suministrar algunas sugerencias sobre los materiales a suministrar a los medios gráficos, ya se trate de imágenes, gráficos o fotografías, con la finalidad de que los mismos cumplan con la función de emitir una imagen clara y certera de lo que se pretende difundir.
1.- Imágenes.
-Las imágenes deberán apoyar el mensaje. Es conveniente abstenerse de utilizar todo tipo de imagen que no contribuya a la correcta difusión del mensaje.
-Se deben incluir imágenes que faciliten la comprensión del mensaje. La imagen siempre atrae la atención por sobre el texto.
2.- Ilustraciones o gráficos.
-Los dibujos, diseños reproducibles, diagramas, mapas o fotografías constituyen una parte fundamental de la publicación.- Sin embargo, demasiado material gráfico disminuye su influencia. Por tal motivo las ilustraciones deberán elegirse cuidadosamente a efectos de realzar el texto.
-¿Que criterios deben utilizarse para decidir si una fotografía o gráfico se publicará o no? Para responder esta pregunta deberemos decidir qué aspecto deseamos enfatizar o explicar (la faceta más importante).
-¿Cuantos elementos visuales se necesitan para transmitir el mensaje? Las fotos pueden emplearse para explicar, añadir detalles, dotar de atractivo estético o crear un ambiente.
-Los dibujos tienen una gran ventaja sobre las fotografías, dado que concentran la atención del lector en los aspectos esenciales de manera tal que se enfatizan los puntos de mayor importancia, y las relaciones y diferencias entre elementos.
-Antes de recurrir a una fotografía o gráfico debemos formularnos las siguientes preguntas:
-¿Es esta fotografía o gráfico relevante o simplemente es bonito o está a tono con la moda?
-¿Añade información o se limita a reiterar los datos vertidos en el texto impreso y si es así, se aconseja su uso para poner de relieve una idea de importancia?
-En el caso concreto de fotografías, compruebe que cumplan las condiciones que se indican a continuación:
-Imágenes correctamente enfocadas, nítidas y en las cuales se vean los detalles.
-Equilibrio entre las áreas de luz y sombra.
-Suficiente contraste entre el blanco y el negro.
-Personas retratadas que se reconozcan fácilmente.
-Encuadre adecuado a través del cual se vierta información sobre el debido contenido.
-Fondo sencillo y despejado.
Imagen Pública
LA MISION DEL ROTARIO EN LA DIFUSION DE LA IMAGEN DE ROTARY.
1.- Motivación.
En el Informe Nº 7 decíamos que la Misión fundamental del Comité de RRPP del Club es motivar a todos sus miembros sobre el principio fundamental de que las Relaciones Públicas son un factor esencial para asegurar el futuro del mismo.
Dicha afirmación se basa en el concepto de que la acción más definitoria en la difusión de la Imagen de Rotary la tiene el Rotario. Por otra parte, es innegable la trascendencia que tendrían más de 1.200.000 rotarios actuando como promotores eficaces de nuestra Institución.
2.- Que espera Rotary de los Rotarios en materia de RRPP.
Se espera que cada rotario esté cabalmente informado de la Misión de Rotary y de sus programas y actividades, y que busque oportunidades para difundir mejor la finalidad y los logros de Rotary a través de sus contactos personales, profesionales y empresariales (Manual de Procedimiento). Este concepto sintetiza lo que Rotary espera de nosotros acerca de la difusión de su imagen pública.
En primer lugar nos pide que estemos lo suficientemente motivados como para poder influir en los demás sobre las bondades de nuestra Institución. Es casi imposible que trasmitamos una imagen positiva de Rotary si no estamos convencidos de ello.
Luego nos sugiere que nos capacitemos, o sea que conozcamos que cosa es Rotary y que cosas hace Rotary. O sea todo Rotario debe conocer y recordar siempre la definición de Rotary, su objetivo y sus programas. Es muy importante conocer que particularidades tiene nuestra Institución y porque es diferente a todas las demás Instituciones de Servicio. Mucha gente cree que Rotary es similar a las demás instituciones que prestan servicios a la comunidad por cuanto en un análisis superficial puede parecerlo: debemos explicarles que no es así con una adecuada exposición de argumentos.
La difusión que nos pide Rotary está basada en el liderazgo que corresponde a los Rotarios en la actividad económica a la que pertenezcan, en su participación en organismos profesionales y/o empresariales, en sus contactos personales y en toda su vida de relación. Llevar a cabo esta misión permitirá el desarrollo integral de nuestra Institución, cuantitativa y cualitativamente hablando.
3.- Condiciones necesarias para la difusión de Rotary por cada Rotario.
Las condiciones imprescindibles que deben cumplir los Rotarios para que la difusión de Rotary sea exitosa son la similitud, la coherencia y la exactitud de los conceptos a trasmitir a la comunidad en su acción personal.
- Similitud.
Los Rotarios debemos tener un mensaje razonablemente uniforme ante las personas que nos escuchen hablar de nuestra Institución. Es muy común que cada Rotario tenga su propia definición de Rotary, diferente a la oficial y distinta a la de los demás rotarios. Es obvio que esta tendencia origina la total confusión de quienes son receptores de estos conceptos. Rotary puede definirse de un solo modo.
El Manual de Procedimiento define a nuestra Institución con una claridad meridiana y no caben las dudas sobre los conceptos que en ella se expresan. El análisis minucioso de cada uno de esos conceptos permitirá acceder a un conocimiento cabal de nuestra Institución.
Uno de los objetivos de la motivación para que los Rotarios se constituyan en activos y útiles difusores de la Imagen Pública de Rotary será, entonces, que los conceptos a difundir sean similares, que los programas que se hable se los conozca a fondo y que los datos que se expresen sean razonablemente parecidos. Esta acción tendrá como finalidad principal evitar la confusión de nuestros interlocutores.
- Coherencia.
Si queremos que los Rotarios se constituyan en auténticos difusores de ía Imagen Pública de Rotary debemos imbuirlos de la idea de que la coherencia debe acompañar su acción personal, profesional y empresaria. O sea, cuando expliquemos en nuestro ámbito de actividad el concepto de la ética rotaria debemos exhibir ante los demás una acción que se compagine con ese mensaje. Será conveniente motivar a que los Rotarios lean (o re-lean) la ¨Declaración de normas que los rotarios deben observar en su profesión o negocio¨.
El cumplimiento de estas normas permitirá dotar de coherencia a todo mensaje de Relaciones Públicas. Este mensaje deberá estar impregnado de los conceptos éticos, y estos conceptos éticos permitirán diferenciar el accionar de los Rotarios de la actividad que pueda desplegar cualquier otra organización de servicios parecida.
Pero para que el mensaje cumpla con su objetivo exitosamente es requisito fundamental que el rotario emisor del mensaje exhiba ante quienes lo escuchen una conducta coherente con los principios enunciados.
-Exactitud.
El mensaje a trasmitir debe ser similar al que expresen otros rotarios, debe ser coherente con la actividad personal de quien lo emite, pero también es esencial que cumpla con el requisito de la exactitud.
Se debe motivar a que los rotarios conozcan a fondo del tema de que hablan. La capacitación sobre los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria debe llevarse a cabo para que los mensajes sean exactos. Se debe conocer la definición de Rotary y analizarla parte por parte, se debe conocer el único Objetivo que tiene Rotary, se deben conocer los principales programas de Rotary International y del Club a que se pertenece. Se debe saber que hace La Fundación Rotaria, para que lo hace y como financia sus programas, etc. etc.
4.- El Comité de RRPP en la actividad del Club.
Es evidente que la acción que estamos pidiendo que desarrolle el Comité de RRPP del Club solo podrá llevarse a cabo con éxito en la medida que el Presidente del Club esté profundamente involucrado en la acción de Difusión de la Imagen Pública de Rotary. Si conseguimos que esto sea así buscará que todos los Comités del Club participen de la idea de motivar a los socios de todos los conceptos rotarios necesarios para que puedan trabajar en pro de la buena imagen del Club. La continuidad de esta tarea permitirá, no solamente realizar una actividad de Relaciones Publicas eficaz, si no que también asegurará un desarrollo del Club tanto en términos cuantitativos, como cualitativos.-
1.- Motivación.
En el Informe Nº 7 decíamos que la Misión fundamental del Comité de RRPP del Club es motivar a todos sus miembros sobre el principio fundamental de que las Relaciones Públicas son un factor esencial para asegurar el futuro del mismo.
Dicha afirmación se basa en el concepto de que la acción más definitoria en la difusión de la Imagen de Rotary la tiene el Rotario. Por otra parte, es innegable la trascendencia que tendrían más de 1.200.000 rotarios actuando como promotores eficaces de nuestra Institución.
2.- Que espera Rotary de los Rotarios en materia de RRPP.
Se espera que cada rotario esté cabalmente informado de la Misión de Rotary y de sus programas y actividades, y que busque oportunidades para difundir mejor la finalidad y los logros de Rotary a través de sus contactos personales, profesionales y empresariales (Manual de Procedimiento). Este concepto sintetiza lo que Rotary espera de nosotros acerca de la difusión de su imagen pública.
En primer lugar nos pide que estemos lo suficientemente motivados como para poder influir en los demás sobre las bondades de nuestra Institución. Es casi imposible que trasmitamos una imagen positiva de Rotary si no estamos convencidos de ello.
Luego nos sugiere que nos capacitemos, o sea que conozcamos que cosa es Rotary y que cosas hace Rotary. O sea todo Rotario debe conocer y recordar siempre la definición de Rotary, su objetivo y sus programas. Es muy importante conocer que particularidades tiene nuestra Institución y porque es diferente a todas las demás Instituciones de Servicio. Mucha gente cree que Rotary es similar a las demás instituciones que prestan servicios a la comunidad por cuanto en un análisis superficial puede parecerlo: debemos explicarles que no es así con una adecuada exposición de argumentos.
La difusión que nos pide Rotary está basada en el liderazgo que corresponde a los Rotarios en la actividad económica a la que pertenezcan, en su participación en organismos profesionales y/o empresariales, en sus contactos personales y en toda su vida de relación. Llevar a cabo esta misión permitirá el desarrollo integral de nuestra Institución, cuantitativa y cualitativamente hablando.
3.- Condiciones necesarias para la difusión de Rotary por cada Rotario.
Las condiciones imprescindibles que deben cumplir los Rotarios para que la difusión de Rotary sea exitosa son la similitud, la coherencia y la exactitud de los conceptos a trasmitir a la comunidad en su acción personal.
- Similitud.
Los Rotarios debemos tener un mensaje razonablemente uniforme ante las personas que nos escuchen hablar de nuestra Institución. Es muy común que cada Rotario tenga su propia definición de Rotary, diferente a la oficial y distinta a la de los demás rotarios. Es obvio que esta tendencia origina la total confusión de quienes son receptores de estos conceptos. Rotary puede definirse de un solo modo.
El Manual de Procedimiento define a nuestra Institución con una claridad meridiana y no caben las dudas sobre los conceptos que en ella se expresan. El análisis minucioso de cada uno de esos conceptos permitirá acceder a un conocimiento cabal de nuestra Institución.
Uno de los objetivos de la motivación para que los Rotarios se constituyan en activos y útiles difusores de la Imagen Pública de Rotary será, entonces, que los conceptos a difundir sean similares, que los programas que se hable se los conozca a fondo y que los datos que se expresen sean razonablemente parecidos. Esta acción tendrá como finalidad principal evitar la confusión de nuestros interlocutores.
- Coherencia.
Si queremos que los Rotarios se constituyan en auténticos difusores de ía Imagen Pública de Rotary debemos imbuirlos de la idea de que la coherencia debe acompañar su acción personal, profesional y empresaria. O sea, cuando expliquemos en nuestro ámbito de actividad el concepto de la ética rotaria debemos exhibir ante los demás una acción que se compagine con ese mensaje. Será conveniente motivar a que los Rotarios lean (o re-lean) la ¨Declaración de normas que los rotarios deben observar en su profesión o negocio¨.
El cumplimiento de estas normas permitirá dotar de coherencia a todo mensaje de Relaciones Públicas. Este mensaje deberá estar impregnado de los conceptos éticos, y estos conceptos éticos permitirán diferenciar el accionar de los Rotarios de la actividad que pueda desplegar cualquier otra organización de servicios parecida.
Pero para que el mensaje cumpla con su objetivo exitosamente es requisito fundamental que el rotario emisor del mensaje exhiba ante quienes lo escuchen una conducta coherente con los principios enunciados.
-Exactitud.
El mensaje a trasmitir debe ser similar al que expresen otros rotarios, debe ser coherente con la actividad personal de quien lo emite, pero también es esencial que cumpla con el requisito de la exactitud.
Se debe motivar a que los rotarios conozcan a fondo del tema de que hablan. La capacitación sobre los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria debe llevarse a cabo para que los mensajes sean exactos. Se debe conocer la definición de Rotary y analizarla parte por parte, se debe conocer el único Objetivo que tiene Rotary, se deben conocer los principales programas de Rotary International y del Club a que se pertenece. Se debe saber que hace La Fundación Rotaria, para que lo hace y como financia sus programas, etc. etc.
4.- El Comité de RRPP en la actividad del Club.
Es evidente que la acción que estamos pidiendo que desarrolle el Comité de RRPP del Club solo podrá llevarse a cabo con éxito en la medida que el Presidente del Club esté profundamente involucrado en la acción de Difusión de la Imagen Pública de Rotary. Si conseguimos que esto sea así buscará que todos los Comités del Club participen de la idea de motivar a los socios de todos los conceptos rotarios necesarios para que puedan trabajar en pro de la buena imagen del Club. La continuidad de esta tarea permitirá, no solamente realizar una actividad de Relaciones Publicas eficaz, si no que también asegurará un desarrollo del Club tanto en términos cuantitativos, como cualitativos.-
Comite de RRPP y el Club
EL COMITE DE RELACIONES PUBLICAS DEL CLUB.
1.- Una definición práctica para tener en cuenta.
Las RRPP constituyen el vehículo para mostrar a las comunidades del mundo entero que Rotary es una organización de confianza que aborda necesidades verdaderas. Cuando un club rotario goza de una imagen pública positiva, sus socios están motivados para la acción y los socios en perspectiva más entusiasmados por afiliarse.
2.- Misión fundamental del Comité.
El Comité de RRPP en comparación con los otros comités del Club, tiene un plus en la definición de sus tareas.
Además de llevar a la práctica el programa de Difusión de la Imagen Pública del Club, deberá poner especial énfasis en Motivar a todos los miembros del Club acerca de que las RRPP son un factor esencial para asegurar la supervivencia del mismo.
Obviamente para llevar adelante esta difícil tarea se requiere perseverancia en el manejo de mecanismos de motivación pero, por sobre todas las cosas se requiere que los integrantes del Comité y el Presidente del Club estén CONVENCIDOS de la veracidad de este concepto.
Esto es así por cuanto los rotarios debemos tomar conciencia de que nuestro permanente mecanismo de Difusión de la Imagen Pública de Rotary es la acción del Rotario en su vida personal, profesional y pública.
En esa constante actividad de los más de 1.200.000 rotarios reside una fuerza formidable de Difusión que no puede dejarse de lado cuando se plantea la tarea que llevará a la práctica el Comité de RRPP del Club. Es en este punto que es ineludible:
- Capacitar sobre los programas del Club en particular y de R.I. y LFR en general. Conocer con claridad que cosa es Rotary y cual es su Objetivo.
- Estimular a que se conozca que diferencias hay entre nuestra Institución y las demás organizaciones de servicios, poniéndo énfasis en la importancia de la ética y el principio de las clasificaciones.
- Fomentar la idea de que los conceptos que se trasmitan sean correctos, a los efectos de evitar confusión entre los interlocutores de los Rotarios acerca de lo que se trata de difundir. Deberíamos tender a la uniformidad en el mensaje y poner atención sobre que nos preguntan. Si nos preguntan que es Rotary no podemos contestar enumerando las cosas que hace Rotary, por ejemplo.
- Transmitir con claridad el sentimiento de orgullo que todo Rotario debería experimentar por pertenecer a una Institución de la trascendencia internacional de Rotary.
Para que el Comité de RRPP tenga éxito en su misión deberá contar con el apoyo decidido de todos los Comités y, fundamentalmente, del Presidente del Club.
3.- Funciones del Comité.
El Comité de RRPP del club se encarga de desarrollar un plan para difundir información sobre Rotary entre el público y promover las actividades y proyectos de servicio del club como lo hemos analizado en el Informe nº 5. Nos estamos refiriendo a un Plan de Acción definido por los líderes del club que cuente: con objetivos a alcanzar y con definición de estrategias para alcanzar esos objetivos.-
4.- Responsabilidades del Comité.
El Comité de RRPP del Club tiene las siguientes responsabilidades:
- Lograr las metas de relaciones públicas del club establecidas para el año. Las características que debe tener esas metas se tratan en el Informe nº 6.
- Familiarizarse con los recursos que el Plan de Acción define. Se deberá tener en cuenta las características de esos recursos, sus particularidades y los mecanismos más aptos para relacionarse con ellos.
- Crear conciencia sobre las actividades del club en primer lugar entre sus propios socios, y luego en los medios de comunicaciones y público en general.
- Mejorar la imagen de los proyectos y actividades del Club, de R.I. y de La Fundación Rotaria, a los fines de hacerlos más atractivos para los medios de difusión.
- Contribuir a crear una imagen pública que propicie el desarrollo del cuadro social.
- Trabajar conjuntamente con el resto de los Comités del Club, ya sea colaborando con ellos, ya sea recibiendo asistencia de los mismos.
1.- Una definición práctica para tener en cuenta.
Las RRPP constituyen el vehículo para mostrar a las comunidades del mundo entero que Rotary es una organización de confianza que aborda necesidades verdaderas. Cuando un club rotario goza de una imagen pública positiva, sus socios están motivados para la acción y los socios en perspectiva más entusiasmados por afiliarse.
2.- Misión fundamental del Comité.
El Comité de RRPP en comparación con los otros comités del Club, tiene un plus en la definición de sus tareas.
Además de llevar a la práctica el programa de Difusión de la Imagen Pública del Club, deberá poner especial énfasis en Motivar a todos los miembros del Club acerca de que las RRPP son un factor esencial para asegurar la supervivencia del mismo.
Obviamente para llevar adelante esta difícil tarea se requiere perseverancia en el manejo de mecanismos de motivación pero, por sobre todas las cosas se requiere que los integrantes del Comité y el Presidente del Club estén CONVENCIDOS de la veracidad de este concepto.
Esto es así por cuanto los rotarios debemos tomar conciencia de que nuestro permanente mecanismo de Difusión de la Imagen Pública de Rotary es la acción del Rotario en su vida personal, profesional y pública.
En esa constante actividad de los más de 1.200.000 rotarios reside una fuerza formidable de Difusión que no puede dejarse de lado cuando se plantea la tarea que llevará a la práctica el Comité de RRPP del Club. Es en este punto que es ineludible:
- Capacitar sobre los programas del Club en particular y de R.I. y LFR en general. Conocer con claridad que cosa es Rotary y cual es su Objetivo.
- Estimular a que se conozca que diferencias hay entre nuestra Institución y las demás organizaciones de servicios, poniéndo énfasis en la importancia de la ética y el principio de las clasificaciones.
- Fomentar la idea de que los conceptos que se trasmitan sean correctos, a los efectos de evitar confusión entre los interlocutores de los Rotarios acerca de lo que se trata de difundir. Deberíamos tender a la uniformidad en el mensaje y poner atención sobre que nos preguntan. Si nos preguntan que es Rotary no podemos contestar enumerando las cosas que hace Rotary, por ejemplo.
- Transmitir con claridad el sentimiento de orgullo que todo Rotario debería experimentar por pertenecer a una Institución de la trascendencia internacional de Rotary.
Para que el Comité de RRPP tenga éxito en su misión deberá contar con el apoyo decidido de todos los Comités y, fundamentalmente, del Presidente del Club.
3.- Funciones del Comité.
El Comité de RRPP del club se encarga de desarrollar un plan para difundir información sobre Rotary entre el público y promover las actividades y proyectos de servicio del club como lo hemos analizado en el Informe nº 5. Nos estamos refiriendo a un Plan de Acción definido por los líderes del club que cuente: con objetivos a alcanzar y con definición de estrategias para alcanzar esos objetivos.-
4.- Responsabilidades del Comité.
El Comité de RRPP del Club tiene las siguientes responsabilidades:
- Lograr las metas de relaciones públicas del club establecidas para el año. Las características que debe tener esas metas se tratan en el Informe nº 6.
- Familiarizarse con los recursos que el Plan de Acción define. Se deberá tener en cuenta las características de esos recursos, sus particularidades y los mecanismos más aptos para relacionarse con ellos.
- Crear conciencia sobre las actividades del club en primer lugar entre sus propios socios, y luego en los medios de comunicaciones y público en general.
- Mejorar la imagen de los proyectos y actividades del Club, de R.I. y de La Fundación Rotaria, a los fines de hacerlos más atractivos para los medios de difusión.
- Contribuir a crear una imagen pública que propicie el desarrollo del cuadro social.
- Trabajar conjuntamente con el resto de los Comités del Club, ya sea colaborando con ellos, ya sea recibiendo asistencia de los mismos.
Elaboración de Programas
TEMAS RELACIONADOS CON LA ELABORACION DE UN PROGRAMA DE RELACIONES PUBLICAS.
1.- Fijación de metas
Las metas definidas por el Presidente del Club darán lugar a un programa que se definirá en participación con el Presidente del Comité de RRPP. La razonabilidad y factibilidad de esas metas deberán ser la base de la acción que el Club lllevará a cabo durante el año rotario y permitirán que el objetivo de difusión se alcance. La eficacia de esas metas dependerá de las correcta evaluación de las características que analizamos a continuación. Las metas deberán ser:
- Compartidas.
Quienes participen en el establecimiento de una meta y en la definición de las estrategias para su logro estarán más comprometidos con su resultado final exitoso. Se deb erá, en consecuencia consultar con los líderes del club, los socios y los dirigentes distritales al fijar las metas a alcanzar durante el año.
- Mensurables.
Las metas deben presentar una idea clara y su resultado debe ser tangible para que los socios puedan aspirar a conseguir su logro.
- Estimulantes.
Las metas deben ser lo suficientemente ambiciosas como para ir más allá de los logros realizados por el club en años anteriores.
- Alcanzables.
Los rotarios deberían poder alcanzar las metas con los recursos a su disposición. Al comparar las metas actuales con las metas previas logradas por el comité y el club las metas deben parecer factibles.
- Deben lograrse dentro de un plazo específico.
Las metas deberán ajustarse a un plazo o cronograma previamente establecido y consensuado por quienes deberán llevarlo a la práctica.
2.- Desarrollo del plan de acción.
El Programa de RRPP del club, se basará en un plan de acción a llevar a cabo durante el año rotario. Este plan de acción definirá los objetivos de RRPP, las estrategias para alcanzarlos, y las etapas necesarias para lograr las sucesivas metas. El pllan de acción deberá surgir del acuerdo de los líderes del club con el resto de los socios, luego de una clara exposición de objetivos y metas a alcanzar. El plan de acción deberá tener en cuenta los siguientes temas:
- Establecer un plazo para la ejecución de cada etapa.
- Determinar quién es responsable de implementar cada etapa.
- Establecer criterios para evaluar los avances y el éxito de cada etapa.
- Utilizar los recursos y materiales disponibles en el club, el distrito y a través de RI para apoyar el logro de la meta.
- Tener asegurados los recursos humanos, informativos y económicos antes de actuar.
- Evaluar el éxito de metas anteriores y de su plan actual, y efectuar las modificaciones necesarias en función de la experiencia.
- Verificar que se realicen los avances continuos hacia el logro de las metas según se previó.
- Motivar a los miembros del comité para seguir el plan de acción. A este fin, sugerimos tener en cuenta los siguientes factores:
Convicción de que la meta beneficiará a la comunidad, al club rotario, al Distrito y a Rotary.
Oportunidades de compañerismo que se presentarán.
Oportunidades de establecer contactos con otros rotarios y con miembros destacados de la comunidad.
Convicción de que la meta se puede alcanzar y el proyecto o actividad pertinente tendrá éxito.
Tareas que plantean un desafío o utilizan la propia experiencia.
Reconocimiento que se brindará como consecuencia de la entrega de tiempo y esfuerzos en pro de las metas del comité.
La utilización de estos factores motivadores ayuda a mantener el compromiso de los socios para con Rotary y fomenta la participación continua en las actividades del club.
1.- Fijación de metas
Las metas definidas por el Presidente del Club darán lugar a un programa que se definirá en participación con el Presidente del Comité de RRPP. La razonabilidad y factibilidad de esas metas deberán ser la base de la acción que el Club lllevará a cabo durante el año rotario y permitirán que el objetivo de difusión se alcance. La eficacia de esas metas dependerá de las correcta evaluación de las características que analizamos a continuación. Las metas deberán ser:
- Compartidas.
Quienes participen en el establecimiento de una meta y en la definición de las estrategias para su logro estarán más comprometidos con su resultado final exitoso. Se deb erá, en consecuencia consultar con los líderes del club, los socios y los dirigentes distritales al fijar las metas a alcanzar durante el año.
- Mensurables.
Las metas deben presentar una idea clara y su resultado debe ser tangible para que los socios puedan aspirar a conseguir su logro.
- Estimulantes.
Las metas deben ser lo suficientemente ambiciosas como para ir más allá de los logros realizados por el club en años anteriores.
- Alcanzables.
Los rotarios deberían poder alcanzar las metas con los recursos a su disposición. Al comparar las metas actuales con las metas previas logradas por el comité y el club las metas deben parecer factibles.
- Deben lograrse dentro de un plazo específico.
Las metas deberán ajustarse a un plazo o cronograma previamente establecido y consensuado por quienes deberán llevarlo a la práctica.
2.- Desarrollo del plan de acción.
El Programa de RRPP del club, se basará en un plan de acción a llevar a cabo durante el año rotario. Este plan de acción definirá los objetivos de RRPP, las estrategias para alcanzarlos, y las etapas necesarias para lograr las sucesivas metas. El pllan de acción deberá surgir del acuerdo de los líderes del club con el resto de los socios, luego de una clara exposición de objetivos y metas a alcanzar. El plan de acción deberá tener en cuenta los siguientes temas:
- Establecer un plazo para la ejecución de cada etapa.
- Determinar quién es responsable de implementar cada etapa.
- Establecer criterios para evaluar los avances y el éxito de cada etapa.
- Utilizar los recursos y materiales disponibles en el club, el distrito y a través de RI para apoyar el logro de la meta.
- Tener asegurados los recursos humanos, informativos y económicos antes de actuar.
- Evaluar el éxito de metas anteriores y de su plan actual, y efectuar las modificaciones necesarias en función de la experiencia.
- Verificar que se realicen los avances continuos hacia el logro de las metas según se previó.
- Motivar a los miembros del comité para seguir el plan de acción. A este fin, sugerimos tener en cuenta los siguientes factores:
Convicción de que la meta beneficiará a la comunidad, al club rotario, al Distrito y a Rotary.
Oportunidades de compañerismo que se presentarán.
Oportunidades de establecer contactos con otros rotarios y con miembros destacados de la comunidad.
Convicción de que la meta se puede alcanzar y el proyecto o actividad pertinente tendrá éxito.
Tareas que plantean un desafío o utilizan la propia experiencia.
Reconocimiento que se brindará como consecuencia de la entrega de tiempo y esfuerzos en pro de las metas del comité.
La utilización de estos factores motivadores ayuda a mantener el compromiso de los socios para con Rotary y fomenta la participación continua en las actividades del club.
Mensajes de RRPP
RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE PREPARAR MENSAJES DE RRPP
1.- Contenido y diseño del Mensaje.
A fin de difundir nuestro mensaje con eficacia a través de publicaciones impresas debemos tener en cuenta estos dos importantes elementos: el contenido y el diseño del mensaje a trasmitir. Muy a menudo los responsables de una publicación se concentran únicamente en el contenido. Suponen que solo hace falta un mensaje veraz y redactado con claridad, pero esto no es suficiente. Aunque se redacte de la manera más clara posible, el mensaje carecerá de eficacia si no se lo presenta en un formato que motive al lector.
Un buen diseño gráfico facilita al lector la consulta, de manera que pueda concentrarse en los elementos esenciales, a efectos de disfrutar de la publicación y entender amenamente.
Al efectuar los preparativos para editar una publicación, formúlese las siguientes preguntas:
-En que consiste el mensaje que debe trasmitirse?
-A quien va dirigido principalmente el mensaje?
-A través de que medios?
Una publicación debidamente planeada y diagramada puede realzar la imagen del Club Rotario y de Rotary International. El aspecto principal a tener en cuenta en el diseño gráfico es que la publicación sea legible: fácil de leer e interpretar. El afan de ¨embellecer¨ el diseño no debe llevarnos a sacrificar la legibilidad del texto.
2.- Elementos a tener en cuenta.
-Texto: tipo de letra, tamáño y espacios.
-Espacios entre las lineas: factor al que los impresores denominan interlieado.
-Forma y disposición de las figuras y espacios incluídos en cada página, y
-Valores o colores de los elementos gráficos y el fondo sobre el cual aparecen.
3.- Características que se recomiendan para los materiales de Rotary a publicar.
-Diagramación despejada y moderna de las páginas y la portada.
-Uso de los colores de Rotary cuando el presupuesto lo permita.
-Inclusión del emblema de Rotary en la carátula de toda publicación.
-Uso abundante de espacios en blanco.
-Empleo mínimo de diseños reproducibles.
-Uso de fotografías de alta calidad, debidamente encuadradas.
-Empleo limitado de tipos de letra distintos: uno para los titulares y otro para el texto, a fin de facilitar su lectura.
-Uso de papel con tamaños normalizados.
4.- Párrafo final recomendado para toda publicación.
Rotary es una organización internacional de líderes empresariales y profesionales quienes proporcionan servicio humanitario, promueven la puesta en práctica de elevadas normas de ética en toda ocupación y contribuyen al fomento de la buena voluntad y la paz en el mundo. La entidad cuenta con más de 1.200.000 socios afiliados a más de 32.500 clubes rotarios de aproximadamente 200 países.
1.- Contenido y diseño del Mensaje.
A fin de difundir nuestro mensaje con eficacia a través de publicaciones impresas debemos tener en cuenta estos dos importantes elementos: el contenido y el diseño del mensaje a trasmitir. Muy a menudo los responsables de una publicación se concentran únicamente en el contenido. Suponen que solo hace falta un mensaje veraz y redactado con claridad, pero esto no es suficiente. Aunque se redacte de la manera más clara posible, el mensaje carecerá de eficacia si no se lo presenta en un formato que motive al lector.
Un buen diseño gráfico facilita al lector la consulta, de manera que pueda concentrarse en los elementos esenciales, a efectos de disfrutar de la publicación y entender amenamente.
Al efectuar los preparativos para editar una publicación, formúlese las siguientes preguntas:
-En que consiste el mensaje que debe trasmitirse?
-A quien va dirigido principalmente el mensaje?
-A través de que medios?
Una publicación debidamente planeada y diagramada puede realzar la imagen del Club Rotario y de Rotary International. El aspecto principal a tener en cuenta en el diseño gráfico es que la publicación sea legible: fácil de leer e interpretar. El afan de ¨embellecer¨ el diseño no debe llevarnos a sacrificar la legibilidad del texto.
2.- Elementos a tener en cuenta.
-Texto: tipo de letra, tamáño y espacios.
-Espacios entre las lineas: factor al que los impresores denominan interlieado.
-Forma y disposición de las figuras y espacios incluídos en cada página, y
-Valores o colores de los elementos gráficos y el fondo sobre el cual aparecen.
3.- Características que se recomiendan para los materiales de Rotary a publicar.
-Diagramación despejada y moderna de las páginas y la portada.
-Uso de los colores de Rotary cuando el presupuesto lo permita.
-Inclusión del emblema de Rotary en la carátula de toda publicación.
-Uso abundante de espacios en blanco.
-Empleo mínimo de diseños reproducibles.
-Uso de fotografías de alta calidad, debidamente encuadradas.
-Empleo limitado de tipos de letra distintos: uno para los titulares y otro para el texto, a fin de facilitar su lectura.
-Uso de papel con tamaños normalizados.
4.- Párrafo final recomendado para toda publicación.
Rotary es una organización internacional de líderes empresariales y profesionales quienes proporcionan servicio humanitario, promueven la puesta en práctica de elevadas normas de ética en toda ocupación y contribuyen al fomento de la buena voluntad y la paz en el mundo. La entidad cuenta con más de 1.200.000 socios afiliados a más de 32.500 clubes rotarios de aproximadamente 200 países.
Pagina Web
ALGUNAS SUGERENCIAS PARA QUE UNA PAGINA WEB CUMPLA SU OBJETIVO COMO INSTRUMENTO DE RRPP
1.- Características que debe reunir.
Una página atrayente, interesante y de fácil acceso despierta una sonrisa en sus lectores. Para comunicar temas importantes se puede ser serio y, a la vez, utilizar elementos para informar que predispongan la buena voluntad de quienes serán los receptores del mensaje.
2.- Lenguaje.
Es necesario que la información importante sea accesible en otros lenguajes además del HTM. Los lenguajes MS Word y Word Perfect son siempre buenas opciones. Los comunicados de prensa y otros documentos que puedan bajarse fácilmente facilitarán la labor de relaciones públicas.
3.- Mensajes.
Enviar correos electrónicos con textos largos o archivos con gráficas consume demasiados recursos. Es mejor colocarlos en la página web o configurarlos a través del FTP para que puedan descargarse fácilmente.
4.- Videos.
En caso de utilizar videos, éstos deben presentarse en el formato AVI (Audio Video Interleaved o, en español, Señal Conjunta de Audio y Video); de tal manera se asegurará que los ficheros cumplan con los debidos parámetros de las señales de audio y video.
5.- Banda.
Tratar de usar un ancho de banda inferior y que la información que deba bajarse sea reducida, a fin de asegurar que el lector obtenga los datos de manera más fácil. Se debe preferir el uso de las gráficas pequeñas y simples.
6.- Modo de utilización.
Se recomienda usar el sitio web solo para suministrar información, mientras que para responder preguntas es conveniente la utilización del correo electrónico, cuestionarios interactivos, encuestas o foros.
7.- Buscadores.
Es importante Inscribirse, tan pronto como sea posible, en los diferentes servicios de búsqueda en Internet.
8.- Fotografías.
El uso de fotografías puede despertar el interés de los lectores en el sitio web. Se recomienda la publicación de fotos de eventos, especialmente cuando se puede disponer de ellas rápidamente.
9.- Encuestas interactivas.
Las encuestas interactivas pueden ser muy eficaces. Los lectores se sienten más satisfechos cuando obtienen información valiosa a la vez que disfrutan de momentos amenos. A menudo el interés visual constituye el primer motivo para participar, pero es la importancia del material lo que mantiene la atención y el interés en regresar al sitio.
10.- Normas de seguridad.
Muchos usuarios desconfían de la interacción a través de la red. Es importante establecer normas de seguridad por adelantado. A los lectores les complace observar como su respuesta influye en el resultado final de las encuestas. Si eso no es posible, por lo menos se debe enviar un correo electrónico de agradecimiento a los que respondieron, para confirmarles que se recibió la información.
1.- Características que debe reunir.
Una página atrayente, interesante y de fácil acceso despierta una sonrisa en sus lectores. Para comunicar temas importantes se puede ser serio y, a la vez, utilizar elementos para informar que predispongan la buena voluntad de quienes serán los receptores del mensaje.
2.- Lenguaje.
Es necesario que la información importante sea accesible en otros lenguajes además del HTM. Los lenguajes MS Word y Word Perfect son siempre buenas opciones. Los comunicados de prensa y otros documentos que puedan bajarse fácilmente facilitarán la labor de relaciones públicas.
3.- Mensajes.
Enviar correos electrónicos con textos largos o archivos con gráficas consume demasiados recursos. Es mejor colocarlos en la página web o configurarlos a través del FTP para que puedan descargarse fácilmente.
4.- Videos.
En caso de utilizar videos, éstos deben presentarse en el formato AVI (Audio Video Interleaved o, en español, Señal Conjunta de Audio y Video); de tal manera se asegurará que los ficheros cumplan con los debidos parámetros de las señales de audio y video.
5.- Banda.
Tratar de usar un ancho de banda inferior y que la información que deba bajarse sea reducida, a fin de asegurar que el lector obtenga los datos de manera más fácil. Se debe preferir el uso de las gráficas pequeñas y simples.
6.- Modo de utilización.
Se recomienda usar el sitio web solo para suministrar información, mientras que para responder preguntas es conveniente la utilización del correo electrónico, cuestionarios interactivos, encuestas o foros.
7.- Buscadores.
Es importante Inscribirse, tan pronto como sea posible, en los diferentes servicios de búsqueda en Internet.
8.- Fotografías.
El uso de fotografías puede despertar el interés de los lectores en el sitio web. Se recomienda la publicación de fotos de eventos, especialmente cuando se puede disponer de ellas rápidamente.
9.- Encuestas interactivas.
Las encuestas interactivas pueden ser muy eficaces. Los lectores se sienten más satisfechos cuando obtienen información valiosa a la vez que disfrutan de momentos amenos. A menudo el interés visual constituye el primer motivo para participar, pero es la importancia del material lo que mantiene la atención y el interés en regresar al sitio.
10.- Normas de seguridad.
Muchos usuarios desconfían de la interacción a través de la red. Es importante establecer normas de seguridad por adelantado. A los lectores les complace observar como su respuesta influye en el resultado final de las encuestas. Si eso no es posible, por lo menos se debe enviar un correo electrónico de agradecimiento a los que respondieron, para confirmarles que se recibió la información.
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